Secretaria e Comunicação
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📞 Ramais: 3356-7161 / 7162
Importante: 🕒 horário de atendimento da Prefeitura Universitária é de segunda a sexta das 09h00 às 12h00 e das 14h00 às 16h00
| Nome | Segunda | Terça | Quarta | Quinta | Sexta |
| Célia | Teletrabalho | Teletrabalho | Presencial | Presencial | Teletrabalho |
| Walkyria | Presencial | Presencial | Presencial | Teletrabalho | Teletrabalho |
Principais atividades da Seção de Secretaria e Comunicação:
- 📂 Gestão documental: Recepção, distribuição e arquivamento de documentos da PU.
- 📰 Comunicação: Elaboração de comunicados e informativos para a comunidade acadêmica.
- 🗓️ Gestão de agenda: Organização de compromissos e da sala de reuniões da PU.
- 🌐 Manutenção digital: Atualizações do site da Prefeitura Universitária.
- 🤝 Conexão interna: Interface com outras áreas da UFABC para facilitar processos e comunicações.
- 🗂️ Mapeamento de Processos: Gestão do mapeamento de processos da PU
- 📄Compilação do Relatório de Gestão da PU: Organização e edição do Relatório de Gestão da PU.
Gestão Documental
A Seção de Secretaria e Comunicação realiza a gestão documental da PU, que abrange:
- Abertura de Processos Administrativos;
- Elaboração de documentos;
- Emissão de Atestado de Capacidade Técnica;
- Recepção, distribuição e arquivamento de documentos e processos da PU.
Comunicação
A Seção de Secretaria e Comunicação elabora os comunicados e informativos, referentes às atividades da PU, que são enviados à Comunidade Acadêmica:
- Envio de Informativos Emergenciais ou Eventuais para a Comunidade Acadêmica.
- Envio de Informativos Programados para a Comunidade Acadêmica.
Gestão de Agenda
- Organização de compromissos.
- Reserva da sala de reuniões da PU, localizada no Campus Santo André, Bloco A, Subsolo, SS14. As reservas são feitas por meio da Central de Serviços.
Gestão de Mapeamento dos Processos da PU
A Seção de Secretaria e Comunicação vem, desde meados de 2024, fazendo a gestão de mapeamento de processos da Prefeitura Universitária.
Está sendo realizado um trabalho estruturado com o objetivo de identificar os processos e subprocessos, classificar quanto à prioridade, elaborar cronograma, levantar informações, representar os processos no software Bizagi, validar, implementar e publicar os processos mapeados, com a colaboração ativa dos Subprefeitos, Chefes de Divisão e respectivas equipes.
O principal objetivo desta iniciativa é identificar e classificar os processos essenciais, priorizando aqueles que impactam diretamente múltiplas áreas da Universidade. Um exemplo disso são os processos referentes ao serviços disponibilizados da Central de Serviços, que atendem a diversas áreas e, portanto, necessitam de um mapeamento detalhado e uma gestão eficiente.
Além do mapeamento de novos processos, a Seção de Secretaria está participando de um trabalho conjunto para revisar e aprimorar os processos antigos do portfólio da Prefeitura Universitária, de modo que todos fiquem com os fluxos de trabalho otimizados e alinhados com as práticas e necessidades atuais.
O trabalho de mapeamento de processos realizado tem demonstrado não apenas um avanço significativo, mas também um compromisso da Prefeitura Universitária com a transparência nas atividades, melhoria contínua e a busca pela excelência em seus processos administrativos, de modo que estejam sempre alinhados às necessidades da Universidade. A colaboração e o engajamento de todos os envolvidos têm sido fundamentais para o sucesso das ações implementadas até o momento e para o aprimoramento da gestão de processos administrativos. Foi feito o mapeamento e implementação de 19 processos, somente em 2025 (até junho/2025).
Compilação do Relatório de Gestão (anual)
A Seção de Secretaria e Comunicação reune os dados das áreas que compõem a estrutura da PU, organiza as informações, de acordo com a estrutura e os parâmetros estabelecidos pelo TCU – Tribunal de Contas da União para a prestação de contas desta Prefeitura com informações e demonstrativos da execução orçamentária, operacional etc., de modo a promover a visão sistêmica do desempenho e da conformidade da gestão dos dirigentes durante o exercício financeiro, diligenciando para que o cronograma de entrega deste documento seja cumprido.
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